1. Inleiding
Dit privacybeleid beschrijft hoe wij omgaan met persoonsgegevens die worden verwerkt via WhatsApp in het kader van onze communicatie met klanten. Wij hechten grote waarde aan de bescherming van uw privacy en handelen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).
Door gebruik te maken van onze WhatsApp-communicatiedienst, gaat u akkoord met de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in dit beleid.
2. Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is:
Vinova-wines (Gibbon-Services BV)
Boterbergstraat 55
3473 Waanrode
BTW-nummer: BE0791.677.376
E-mail: filip@vinova-wines.be
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
In het kader van WhatsApp-communicatie verwerken wij de volgende categorieën persoonsgegevens:
3.1 Identificatiegegevens
• Naam en voornaam
• Telefoonnummer (WhatsApp-account)
• Profielfoto (indien zichtbaar in WhatsApp)
3.2 Communicatiegegevens
• Inhoud van berichten (tekst, afbeeldingen, documenten)
• Datum en tijdstip van berichten
• Leesbevestigingen
3.3 Transactiegegevens (indien van toepassing)
• Bestellingen of aanvragen geplaatst via WhatsApp
• Klachten en feedbackberichten
• Afspraken en planningen
4. Doeleinden van de verwerking
Wij verwerken uw persoonsgegevens via WhatsApp voor de volgende doeleinden:
• Beantwoorden van vragen en verzoeken van klanten
• Versturen van informatie over producten of diensten
• Opvolging van bestellingen, klachten of dossiers
• Bevestigingen van afspraken en herinneringen
• Klantenservice en after-sales ondersteuning
• Commerciële communicatie (uitsluitend na uw uitdrukkelijke toestemming)
5. Rechtsgrond voor de verwerking
Afhankelijk van de situatie baseren wij onze verwerking op één van de volgende rechtsgronden:
• Uitvoering van een overeenkomst: wanneer u contact opneemt in het kader van een bestelling of contract.
• Gerechtvaardigd belang: voor klantenservice en opvolging van bestaande klantrelaties.
• Toestemming: voor commerciële en promotionele communicatie. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken.
• Wettelijke verplichting: indien wij verplicht zijn gegevens bij te houden op grond van de wet.
6. Gebruik van WhatsApp als communicatieplatform
WhatsApp is een dienst van Meta Platforms Ireland Limited. Door gebruik te maken van WhatsApp voor communicatie met ons, zijn ook de privacyvoorwaarden van Meta/WhatsApp van toepassing. Wij raden u aan kennis te nemen van het privacybeleid van WhatsApp via: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy
Wij zijn niet verantwoordelijk voor de verwerking van gegevens door WhatsApp zelf. Berichten die via WhatsApp worden verstuurd, worden door end-to-end encryptie beveiligd.
Houd er rekening mee dat WhatsApp niet specifiek ontworpen is als beveiligd zakelijk communicatiekanaal. Voor gevoelige of vertrouwelijke informatie raden wij aan gebruik te maken van onze beveiligde klantenportal of directe e-mail.
7. Bewaartermijnen
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld:
• Klantenservice gesprekken: maximaal 2 jaar na het laatste contact
• Commerciële communicatie: tot intrekking van uw toestemming
• Transactiegegevens: 7 jaar conform de wettelijke boekhoudkundige bewaarplicht
• Klachten en dossiers: 5 jaar na afhandeling
Na het verstrijken van de bewaartermijn worden uw gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.
8. Uw rechten
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
• Recht op inzage: u kunt opvragen welke gegevens wij over u verwerken.
• Recht op rectificatie: u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op gegevenswissing: u kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens (“recht om vergeten te worden”).
• Recht op beperking van verwerking: u kunt vragen de verwerking tijdelijk te beperken.
• Recht op overdraagbaarheid: u kunt uw gegevens in een gestructureerd formaat opvragen.
• Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens.
• Recht op intrekking van toestemming: indien verwerking op toestemming is gebaseerd.
Om gebruik te maken van uw rechten, kunt u contact opnemen via [EMAIL] of schriftelijk via [ADRES]. Wij behandelen uw verzoek binnen 30 dagen.
9. Beveiliging van uw gegevens
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang, waaronder:
• Toegangsbeveiliging tot bedrijfsapparaten waarop WhatsApp actief is
• Regelmatige back-ups van zakelijke communicatie
• Beperkte toegang tot klantgesprekken op basis van “need-to-know”
• Bewustmakingstraining voor medewerkers omtrent gegevensbescherming
10. Delen met derden
Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden. Wij kunnen uw gegevens uitsluitend delen met:
• Verwerkers die in onze opdracht werken en een verwerkersovereenkomst hebben ondertekend
• Bevoegde autoriteiten indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn
• Professionele adviseurs (bv. advocaten, accountants) gebonden aan beroepsgeheim
WhatsApp/Meta verwerkt metadata van berichten als verwerker. Raadpleeg hun privacybeleid voor meer informatie over eventuele doorgifte buiten de EER.
11. Klachten
Indien u niet tevreden bent over onze omgang met uw persoonsgegevens, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
E-mail: contact@apd-gba.be
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
12. Wijzigingen aan dit beleid
Wij behouden ons het recht voor dit privacybeleid te wijzigen. Wijzigingen worden gepubliceerd op onze website en/of gecommuniceerd via WhatsApp. De datum bovenaan dit document geeft de meest recente versie aan.
Wij raden u aan dit beleid regelmatig te raadplegen.
13. Contact
Voor vragen over dit privacybeleid of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met:
Vinova-wines (Gibbon-Services BV)
t.a.v. Privacy Verantwoordelijke
Boterbergstraat 55, 3473 Waanrode
E-mail: Filip@vinova-wines.be
Telefoon: +32 468 37 68 23