1. Inleiding

Wij verwerken persoonsgegevens van klanten die via WhatsApp met ons communiceren. U heeft het recht om op elk moment te verzoeken dat wij uw persoonsgegevens verwijderen (“recht om vergeten te worden”), tenzij wij wettelijk verplicht zijn deze te bewaren.

Dit document beschrijft de stappen die u moet volgen om een verwijderingsverzoek in te dienen, welke gegevens verwijderd worden en wat de gevolgen daarvan zijn.

2. Welke gegevens kunnen verwijderd worden?

2.1 Verwijderbare gegevens

Op uw verzoek kunnen wij de volgende gegevens verwijderen:

•        WhatsApp-gespreksgeschiedenis bewaard in onze systemen

•        Contactgegevens (naam, telefoonnummer) in ons klantenbestand

•        Documenten, afbeeldingen of bestanden die u via WhatsApp heeft gedeeld

•        Notities of interne verwijzingen gekoppeld aan uw dossier

•        Marketingprofielen en toestemmingsregistraties

2.2 Gegevens die wij wettelijk moeten bewaren

Bepaalde gegevens kunnen niet onmiddellijk verwijderd worden wegens wettelijke bewaarverplichtingen:

•        Facturatie- en transactiegegevens: 7 jaar (Belgische boekhoudwetgeving)

•        Gegevens in het kader van een lopend geschil of juridische procedure

•        Gegevens waarvoor een specifieke wettelijke bewaarplicht geldt

•        Geanonimiseerde statistische gegevens (geen persoonsgegevens)

3. Hoe dient u een verwijderingsverzoek in?

U kunt op drie manieren een verzoek tot verwijdering indienen:

Optie 1 — Via e-mail (aanbevolen)

Vermeld in uw e-mail:

•        Uw volledige naam

•        Het telefoonnummer waarmee u via WhatsApp communiceert

•        Een kopie van een geldig identiteitsdocument (voor verificatie)

•        De specifieke gegevens die u wenst te laten verwijderen (of “alle gegevens”)

•        Eventuele bijkomende toelichting

Optie 2 — Per post

Stuur een gedateerde en ondertekende brief met vermelding van uw naam, telefoonnummer en een kopie van uw identiteitskaart.

Optie 3 — Via WhatsApp zelf

U kunt ons ook via WhatsApp een verwijderingsverzoek sturen door het volgende bericht te sturen:

Let op: een verzoek via WhatsApp vereist aanvullende identiteitsverificatie. Wij nemen dan contact met u op via een ander kanaal ter bevestiging.

4. Procedure na ontvangst van uw verzoek

Na ontvangst van uw verzoek doorlopen wij de volgende stappen:

1.     Ontvangstbevestiging: u ontvangt binnen 3 werkdagen een bevestiging dat uw verzoek is ontvangen.

2.     Identiteitsverificatie: wij verifiëren uw identiteit om misbruik te voorkomen. Wij kunnen aanvullende documenten opvragen.

3.     Beoordeling van het verzoek: wij onderzoeken welke gegevens bewaard worden en of er wettelijke uitzonderingen van toepassing zijn.

4.     Uitvoering: na goedkeuring worden de te verwijderen gegevens gewist uit al onze actieve systemen en back-ups (binnen de reguliere back-upcycli).

5.     Bevestiging: u ontvangt een schriftelijke bevestiging van de uitgevoerde verwijdering, inclusief een overzicht van eventuele gegevens die wettelijk bewaard moeten blijven.

Wij streven ernaar het volledige proces af te ronden binnen 30 kalenderdagen na ontvangst van een volledig en geldig verzoek. In complexe gevallen kan deze termijn worden verlengd met maximaal 60 dagen, waarvan wij u tijdig op de hoogte stellen.

5. Gevolgen van verwijdering

Na verwijdering van uw gegevens:

•        Kunnen wij u niet meer herkennen als bestaande klant

•        Vervalt de historiek van uw bestellingen, aanvragen en communicatie in onze systemen

•        Kunnen wij lopende garanties of after-sales dossiers mogelijk niet meer opvolgen

•        Wordt u automatisch uitgeschreven van alle marketingcommunicatie

•        Dient u zich opnieuw aan te melden of in te schrijven voor toekomstige diensten

Verwijdering van gegevens heeft geen invloed op reeds uitgevoerde overeenkomsten of uw wettelijke rechten als consument.

6. Alternatieven: beperking of rectificatie

Indien u niet alle gegevens wenst te verwijderen, kunt u ook kiezen voor:

•        Rectificatie: onjuiste of verouderde gegevens laten corrigeren

•        Beperking van verwerking: uw gegevens worden tijdelijk “bevroren” en niet verder verwerkt

•        Bezwaar tegen specifieke verwerkingen: bv. marketingcommunicatie stopzetten zonder uw volledige dossier te verwijderen

Vermeld in uw verzoek duidelijk welke optie u verkiest.

7. Uw gegevens verwijderen bij WhatsApp/Meta

Naast de verwijdering van uw gegevens in onze systemen, kunt u ook uw gegevens bij WhatsApp zelf beheren. Hiervoor verwijzen wij u naar de officieelëinstellingen van de WhatsApp-applicatie:

Gesprekken verwijderen op uw toestel

6.     Open WhatsApp op uw smartphone

7.     Ga naar het gesprek met [BEDRIJFSNAAM]

8.     Houd het gesprek ingedrukt → kies “Gesprek verwijderen”

9.     Bevestig de verwijdering

Uw WhatsApp-account verwijderen

10.  Open WhatsApp → Instellingen → Account

11.  Kies “Mijn account verwijderen”

12.  Voer uw telefoonnummer in en bevestig

Let op: het verwijderen van gesprekken op uw toestel verwijdert deze niet automatisch uit onze systemen. U dient hiervoor een apart verzoek bij ons in te dienen zoals beschreven in sectie 3.

8. Klacht indien uw verzoek niet wordt ingewilligd

Indien wij uw verwijderingsverzoek weigeren of niet tijdig behandelen, heeft u het recht om:

•        Ons schriftelijk te verzoeken de beslissing te herzien, met vermelding van uw bezwaren

•        Een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

•        Een vordering in te stellen bij de bevoegde rechtbank

9. Contactgegevens Privacy Verantwoordelijke

Voor alle vragen of verzoeken met betrekking tot uw persoonsgegevens: